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Projet MAR02 - L'intendant Inc

📉 Problématique – Traitement manuel des factures fournisseurs

Dans de nombreuses organisations, le traitement des factures fournisseurs demeure un processus largement manuel, impliquant plusieurs étapes successives : réception par courriel ou courrier, tri, saisie comptable, validation, approbation et comptabilisation finale.

Ce mode de fonctionnement entraîne des délais importants, une forte mobilisation de ressources humaines et un risque élevé d’erreurs.

⏱️ Temps moyen de traitement manuel

Selon plusieurs études de référence :

Le temps de traitement manuel par facture varie généralement entre 15 et 30 minutes, incluant la saisie, la vérification et le routage interne pour approbation.

Le cycle complet, de la réception de la facture jusqu’à sa comptabilisation, peut s’étendre de 10 à 20 jours, voire davantage lorsque plusieurs niveaux de validation sont requis.

Ces délais ont des impacts directs sur :

- La charge de travail des équipes comptables

- Les retards de paiement

- La visibilité financière en temps réel

- Les relations avec les fournisseurs

⚠️ Limites du traitement manuel

Les analyses sectorielles soulignent que les processus manuels :

Génèrent un taux d’erreur élevé (erreurs de saisie, doublons, oublis)

Coûtent en moyenne 15 $ à 25 $ (US) par facture traitée, en tenant compte du temps humain mobilisé

Ne sont pas adaptés à une croissance du volume de factures

🚀 Apport des solutions OCR et d’automatisation intelligente

Les solutions modernes de traitement automatisé des factures combinant OCR, intelligence artificielle et workflows de validation permettent de transformer radicalement ce processus.

⚡ Gains de temps observés

L’extraction automatique des données via OCR permet de réduire le temps de lecture et de saisie à quelques secondes par facture.

Le cycle global de traitement peut être ramené à 2 à 5 jours, grâce à l’automatisation des validations et au routage numérique.

Les organisations constatent en moyenne une réduction de plus de 80 % du temps de travail manuel consacré aux factures.

💰 Impact économique

Les études démontrent également que l’automatisation permet :

De réduire le coût par facture à environ 2 $ à 5 $, comparativement au traitement manuel

D’améliorer la traçabilité, la conformité et la visibilité financière

De libérer les équipes comptables pour des tâches à plus forte valeur ajoutée Sources 📌 Selon des benchmarks récents, l’utilisation de solutions automatisées combinant OCR et workflows permet de réduire jusqu’à 80 % du temps de traitement d’une facture par rapport à un traitement manuel traditionnel.

📌 Les comparatifs entre traitement manuel et automatisé montrent que l’automatisation accélère toutes les étapes clés : extraction des données, validation, approbation et intégration comptable.

Des données sectorielles indiquent que l’automatisation permet de passer d’une moyenne de 10–30 Minutes par facture à quelques secondes d’extraction de données via OCR. L’automatisation est aussi associée à des réductions significatives des coûts par facture et du cycle total de traitement Objectif général :

Centraliser et automatiser le traitement des factures de bout en bout (de la réception courriel à la comptabilisation), avec flux d’approbation traçable, réduction des saisies manuelles et intégration comptable. Mettre en place des interfaces utilisateurs propres et adaptées au branding de l’entreprise, avec historique complet (qui a vu/validé/rejeté, quand et pourquoi).

Aligner la solution avec les réalités opérationnelles de l’industrie de la construction (projets/chantiers, bons de commande, fournisseurs, contrôle budgétaire).

Résumé exécutif

MARGOT IA automatisation et traçabilité du cycle de vie des factures fournisseurs (de la réception courriel à la comptabilisation), intégrée à Microsoft 365/SharePoint et connectée à l’ERP. Résultats : moins d’erreurs, moins de saisies, visibilité temps réel par projet/chantier, accélération des fins de mois. Pourquoi maintenant : volume croissant, contraintes d’audit, dépendance aux tâches manuelles; opportunité d’un ROI rapide via réduction du temps de traitement et des doublons. Trois livrables MVP : 1) Plateforme intranet 2) Validation des factures (workflow + estampille) 3) Suivi intelligent (OCR+IA + règles + alertes).

Les coûts d’implantation et les coûts récurrents viennent après la valeur et le plan, pour cadrer la décision sur les bénéfices.

PARTIE 1 — Fiche de description de projet (1 page)

Objectifs du projet

• S1 : Réduire de ≥50 % le temps médian « réception → approbation » en 6 semaines post déploiement.

• S2 : Atteindre ≥85 % de factures traitées sans saisie manuelle (hors exceptions) dans les 3 mois suivant le Go live.

• S3 : Diminuer de ≥60 % les erreurs de saisie/doublons sur la même période.

• S4 : Fournir une piste d’audit complète (horodatage + estampille) pour 100 % des factures approuvées dès le Go live.

Portée

• Capture courriels (Outlook/M365), OCR+IA (extraction champs clés + rapprochement Projet/PO),

• Workflow d’approbation multi niveaux avec estampille visible et journal d’audit,

• Base SharePoint centralisée (intranet) + tableaux de bord (statuts, délais, exceptions),

• Connecteurs ERP comptables (QB/Sage/Acomba/Odoo), Maestro : étude d’accès/POC si faisable.

Exclus (MVP) : Gestion de chantier complète, modules RH/SAV/Devis (disponibles en options), intégrations non listées. Parties prenantes & rôles

• Client : L’INTENDANT INC. — Finances (Claudine), Comptabilité (Sylvie), TI ( Mathieu), Projets (chefs de projet)

• Prestataire : Centralix I.A. inc. — Équipe MARGOT (produit, dev, UX, intégrations)

• Utilisateurs clés : approbateurs, comptabilité, chargés de projet

Livrables clés

1. Plateforme intranet (SharePoint + interfaces web brandées)

2. Validation des factures (workflow, estampille, audit)

3. Système intelligent de suivi (OCR+IA, règles, alertes, tableaux de bord)

Prérequis (avant démarrage du mandat)

• Accès Microsoft Graph (clé API) avec les permissions suivantes;

Application : Files.Read.All, Files.ReadWrite.All, Files.SelectedOperations, Sites.Read.All, Sites.ReadWrite.All, Sites.FullControl.All, BrowserSiteLists.Read.All, BrowserSiteLists.ReadWrite.All

Déléguées (si nécessaires) : Files.Read.All, Sites.Read.All, Sites.ReadWrite.All, User.Read, offline_access

• Accès à la boîte courriel facturable

• Disponibilité d’un chargé de projet et d’une ressource comptable pour la rencontre préliminaire

Semaine 1

• Rencontre avec le personnel responsable (chargé de projet + commis comptable)

• Mise en place de l’extraction automatique des factures à partir des courriels

Temps estimé : 30 h Coût estimé : 3750 $

Semaines 2–4

• Mise en place de l’intranet (base SharePoint + vues)

• Mise en place de la validation des factures, tampon/estampille et renommage après validation, avec horodatage et certification visible sur les PDF

• Transfert dans le dossier final de pré comptabilité

Temps estimé : 60 h — Coût d’implantation estimé : 7 500 $

Semaine 5 (à confirmer)

• Mise en place d’un suivi documentaire par projet (soumissions, factures, bons de commande)

• Création automatique de bon de commande après validation de soumission

Estimation détaillée et coût : à confirmer après Semaine 1–2

Budget prévisionnel

Implantation (one shot)

• Semaine 1 : 2 500 $

• Semaines 2–4 : 7 500 $

• Semaine 5 (optionnel, à confirmer) : $ à confirmer

Budget prévisionnel

Implantation (one‑shot)

Semaine 1 : 2 500 $

Semaines 2–4 : 7 500 $

Semaine 5 (optionnel, à confirmer) : $ à confirmer

Coûts récurrents

Hébergement ERP : 150 $ / mois

Frais d’usage : 2 $ / facture traitée

Exemples indicatifs (à titre informatif)

300 factures/mois → 300 × 2 $ = 600 $ + 150 $ = 750 $/mois

500 factures/mois → 1 000 $ + 150 $ = 1 150 $/mois

1 000 factures/mois → 2 000 $ + 150 $ = 2 150 $/mois

Les coûts variables dépendent du volume réel de factures et seront ajustés mensuellement.

Mesures de succès (KPIs)

Temps médian réception → comptabilisation

% factures sans intervention

Taux d’erreurs/doublons

Délai d’approbation par palier

Respect des SLA de traitement

Options modules complémentaires

Module RH (ATS léger, fiches employés, intranet de formation) — 6 000–15 000 $

Ce module vise à fluidifier la gestion des projets de construction et la communication entre le bureau et le terrain.

Fonctionnalités prévues :

• Approbation des soumissions

• Création automatique de bons de commande après approbation

• Gestion des chantiers par projet

• Communication structurée entre chargés de projet et contremaîtres

Module SAV (agent IA + tickets + portail client) — 15000 – 30 000 $

MARGOT IA intègre un agent IA qui agit comme première ligne de contact avec vos clients.

Rôles de l’agent IA :

• Répondre de manière claire et professionnelle aux demandes clients

• S’appuyer sur une base de données :

historiques, garanties, conditions de réclamation

Outils SAV :

• 🎫 Système de tickets par problème ou réclamation

• Coordination avec les sous-traitants

• Accès client en mode observateur pour suivre l’évolution de sa demande

Module Devis (devis web, signature en ligne, PDF officiel) — 7 000–16 000 $

Un module conçu pour standardiser, accélérer et professionnaliser la gestion des devis.

Fonctionnalités :

• Transformation des devis Word en devis web centralisés

• Personnalisation par l’équipe interne

• Signature en ligne par le client

• Génération automatique d’un PDF officiel après signature